Frais de déplacement et remboursement par l’employeur

Frais de déplacement remboursables

Afin d’accomplir votre travail et vos missions hors du bureau, vous devez faire plusieurs déplacements. Pour certains salariés les tournées professionnelles se font plus fréquentes dans l’année. Quel que soit le moyen de locomotion que vous ayez choisi, ces missions au nom de l’entreprise engendrent des frais assez conséquents. En effet, que vous utilisiez votre propre voiture, que vous preniez le train, le métro, le vélo ou l’avion, les frais de transport et le prix du carburant prendront une grande partie de votre budget mensuel. Cependant, vous pouvez bénéficier d’un remboursement des frais de déplacement par votre employeur dans le cadre des missions professionnelles. Plusieurs questions surgissent, cependant, concernant les conditions de remboursement des frais kilométriques et des frais de transport. Pour mieux vous éclairer, sachez avant tout que ce ne sont pas tous les dépenses liées au déplacement qui peuvent être indemnisées par l’employeur. Quels sont donc, les frais remboursables, les critères et les modalités de remboursements ? Suivez l’article pour de plus amples informations.  

Les différents types de frais de déplacement remboursables

Par définition, les frais de déplacement désignent les dépenses supporter par le salarié ou indemniser par l’entreprise dans le cadre d’une activité professionnelle. Cela peut s’agir des frais de transport (personnel ou en commun), des frais de stationnement, des frais d’hébergement lors d’un voyage d’affaires, des dépenses liées à la restauration lors de la mission, ainsi que les dépenses liées à l’accomplissement de l’activité professionnelle. Vous trouverez plus de détails sur mooncard.co. Les frais de déplacement en voiture, à moto, en vélomoteur ou en scooter sont tous remboursés. Cependant, l’employeur a le choix entre le remboursement par valeur réelle ou par l’application du barème kilométrique, en fonction du moyen de locomotion utilisé. Il est à noter que le barème de remboursement des frais kilométrique par l’employeur est établi chaque année par le ministère de l’Économie et des Finances. Il est bien de préciser que certaines entreprises ne prennent pas en compte le frais de déplacement domicile-travail. Cependant, le salarié peut en bénéficier en les déduisant des frais réels et en renonçant à la déduction forfaitaire de 10 %.   

Les critères à prendre en compte pour l’indemnisation des frais

D’une manière générale, pour qu’un employé puisse bénéficier d’un remboursement des frais déplacements, il doit présenter toutes les pièces justificatives de chaque déplacement professionnel qu’il a effectué. Il doit impérativement remettre à son patron une note de frais et les preuves nécessaires, notamment les tickets ou les abonnements des transports en commun, les billets d’avion pour les voyages d’affaires à l’étranger, les factures d’hébergement et des repas, les péages, les stationnements, etc. Il doit également présenter le cumul des kilomètres effectués en voiture ou à moto. En effet, chaque salarié peut bénéficier d’un remboursement des frais de déplacement en voiture, bien évidemment, s’il utilise son véhicule personnel, mais pas l’une des flottes de l’entreprise. Par contre, la prise en charge des frais de carburant par l’employeur est facultative ou résulte d’un accord collectif. Dans ce cas, le remboursement sera calculé avec le barème kilométrique.

La procédure de remboursement établit par l’employeur

Comme le code du travail le stipule, tous les frais de déplacement réalisés dans l’intérêt de la société doivent être remboursés par l’employeur. D’ailleurs, les dirigeants de l’entreprise ont le choix entre deux modalités : le remboursement basé sur les dépenses réelles effectuées et le versement d’allocation forfaitaire des indemnisations. La première modalité nécessite la présentation des pièces justificatives originales des dépenses avancées par le salarié. En déduisant les frais réels, l’employeur pourra donc rembourser intégralement les dépenses engagées. Quant à l’indemnisation des frais sous forme d’allocation, le salarié n’est pas tenu de fournir une note de frais ou des justificatifs. L’employeur versera les allocations forfaitaires couvrant les frais engagés. Le montant des indemnités est fixé selon le barème publié par l’administration fiscale.

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