Comment simplifier le traitement de vos notes de frais ?

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Les notes de frais sont des documents indispensables à la bonne marche d’une entreprise. Elles concernent tous les frais engagés par le chef de l’entreprise ou encore par les salariés, notamment dans le cadre d’une mission. La gestion des notes de frais est toutefois une tâche récurrente qui demande du temps. La production d’une note de frais nécessite en moyenne vingt minutes par salarié. Ce qui représente une perte considérable pour une société. Est-il alors possible de la simplifier ? Pour faciliter et accélérer le traitement de vos notes de frais, différentes solutions s’offrent à vous.

Utiliser des logiciels de gestion pour simplifier le traitement de vos notes de frais

L’utilisation d’une solution de gestion vous permet de traiter rapidement et efficacement vos notes de frais. Ces logiciels de gestion sont conçus pour automatiser certaines tâches dont le but principal est de vous aider à gagner du temps dans votre travail. Grâce à un logiciel de gestion des notes de frais, vous offrez à votre équipe de RH la possibilité de se concentrer sur des tâches plus importantes. Ces outils permettent de réduire le temps requis pour gérer la paperasse administrative liée à la gestion des notes de frais. Elle pourra alors améliorer sa productivité, vous assurant ainsi un meilleur revenu et donc l’augmentation de votre chiffre d’affaires. En pratique, l’utilisation d’une solution de gestion permet à vos collaborateurs de faire une demande de remboursement rapidement et facilement. Ils peuvent effectuer les déclarations à partir d’un appareil connecté, notamment une tablette ou un smartphone. Il vous est également possible de consulter l’état de dépenses de votre entreprise sur votre téléphone.

Engager une agence pour externaliser le traitement de vos notes de frais

Outre l’utilisation d’une solution de gestion, il vous est possible de faire appel aux services d’une agence spécialisée. Cette dernière vous fera profiter des nombreuses offres qu’elle propose. Elle dispose des outils nécessaires pour gérer la totalité de votre comptabilité et des tâches assurées par les ressources humaines, depuis la gestion des achats en passant par la gestion des factures jusqu’à la gestion des congés et absences. Une agence experte vous permettra de bénéficier d’une application mobile avec laquelle vous pouvez remplir en quelques lignes la note de frais et l’envoyer aux responsables ou à l’équipe finance. Ce dispositif vous sera également utile pour prendre en photo votre facture et l’envoyer directement, et ce, tout en la reliant au paiement correspondant. Quelques secondes suffisent pour que vos notes de frais arrivent aux collaborateurs. Les documents sont sauvegardés pour que vous puissiez avoir une copie.

Confier le traitement de vos notes de frais à un prestataire via une application

Si vous ne souhaitez pas engager une agence physique, il vous est toujours possible de confier la gestion de vos notes de frais à un prestataire numérique.  De nombreux agences, start-ups et programmeurs proposent leurs services en ligne. Les prestations qu’ils proposent concernent différentes activités et fonctions, à savoir la gestion des frais de notes. Les outils qu’ils utilisent vous permettront de numériser vos factures en un rien de temps, et ce, tout en gardant leur qualité. À noter que pour reproduire une facture, la version numérique ne doit être ni retouchée ni traitée et offrir une bonne visibilité. Si vous souhaitez donc simplifier le traitement de vos notes, il est fortement conseillé de faire appel à un prestataire en ligne. Cette solution vous permet de gagner du temps, de l’argent et d’améliorer votre productivité. Les applications utilisées par ces prestataires en ligne leur permettent de remplir vos notes correctement et en temps réel. N’hésitez surtout pas à leur faire passer un test pour analyser leur capacité et performance.

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